Consejos sobre cómo organizar un evento
1) Sé creativo, piensa de forma diferente. Puesto que la mayoría de tu público ya habrá asistido a docenas de conferencias y eventos, procura que el tuyo sea memorable.
2)El éxito no solo depende de cómo se desarrolla la presentación, también se debe tener en cuenta la planeación y la organización del evento.
3) Elija el lugar adecuado. Determine primero qué aspectos son importantes a la hora de elegir el sitio donde se realizará el evento, localización, número de asistentes, costo, comodidad o aspectos técnico. Defina sus necesidades en una hoja de especificaciones del evento en orden de prioridad, le permitirá estar enfocado a la hora de elegir. Visite los sitios antes de tomar la decisión.
4) Fije la fecha. Dependiendo del propósito del evento, existen numerosos factores a considerar, (época mas conveniente para los asistentes, disponibilidad de los oradores, tarifas hoteleras, temporadas, clima) ser flexible con la fecha del acontecimiento puede ayudar a reducir tarifas del sitio y otros costos.
5) Realizar Check-List para el evento, Colocaré varios ejemplos según el evento, Cumpleaños para niños: Definir el lugar del evento, Lista de invitados, Temática de la fiesta, Invitaciones, Actividades que van a realizar (número de concursos o sorteos), Personajes invitados (caritas pintadas, animadores de concursos, etc.), Decoración (de la mano con la temática), Piqueos / Comida / Dulces / Bebida, Torta, Sorpresas, Baúl para poner los regalos, Música, Fotógrafo.
6)Haga un presupuesto. Lo importante de un presupuesto no es tener en cuenta todos los detalles sino apegarse a él. Si espera que el evento se pague a sí mismo o produzca un beneficio, estudie cifras de eventos similares y haga una proyección realista.
7) Seleccione la comida y las bebidas teniendo en cuenta las necesidades de los participantes. Este siempre es un punto crítico en la organización de un evento, compare las ventajas económicas y logísticas, entre un buffet o un servicio regular. Normalmente contratar el servicio de alimentos con alguien diferente al del lugar del evento, es más económico, pero también más riesgoso.
8)Facilite el registro de su evento. Diseñe un registro ágil y sencillo, así sus asistentes no se perderán el inicio del evento. Disponga una persona como referencia, para que ubique a las personas en la línea correcta y responda las preguntas frecuentes. Trate de tener varios puntos de atención.
9)Haga que sus patrocinadores, oradores y VIP se sientan cómodos y bien atendidos. Recíbalos como se merecen, ubíquelos y pregúnteles que necesitan para estar cómodos. Ubique un lugar especial para los oradores donde se puedan preparar, tomar café o interactuar con otros oradores
10)Cotizaciones, Si realizas la coordinación con tiempo, podrías ahorrar mucho dinero. Puedes realizar un cuadro de Excel en donde detalles cada rubro que vas a colocar de acuerdo al evento. A veces alquilar todo un paquete puede ser fácil para evitarte tiempo en las cotizaciones, pero si tu lista de invitados es grande y tu presupuesto no tan amplio, te interesará conocer varias opciones y determinar qué proveedor puede darte un mejor precio vs. calidad.
http://www.degerencia.com/articulo/consejos_para_un_evento_exitoso
http://www.slideshare.net/irce0510/tips-para-organizar-un-evento-10732318
http://www.eventplannerspain.com/ideas-y-consejos-eventos/c%C3%B3mo-planificar-y-organizar-un-evento
